Le misure del PNRR per la dematerializzazione, digitalizzazione e archiviazione dei processi, per imprese e PA

La situazione di partenza del nostro paese, in fatto di digitalizzazione, non è delle più rosee: si parla di fanalino di coda, 25° posto, in una classifica europea, e le cause sono diverse e imputabili a svariati fattori, tra cui l’arretratezza della strumentazione, hardware e software, la mancanza di professionisti tecnici e quindi delle competenze necessarie per mettere in campo le giuste strategie, e la quasi totale assenza di figure manageriali che dovrebbero avere un approccio alla materia lungimirante e proiettata ai giusti investimenti, di risorse umane e strumentali.

Le Pubbliche Amministrazioni e le Imprese che oggi investono profondamente nel digitale e nell’innovazione sono ancora relativamente poche, e ciò si traduce in una mancata ottimizzazione dei processi organizzativi e gestionali, che produce, come prima inesorabile conseguenza, disagi e bassa qualità dei servizi pubblici offerti ai cittadini.

Ma quali saranno i principali interventi previsti nell’ambito della digitalizzazione della PA e delle Imprese, grazie al PNRR?

Con la consapevolezza di questo gap, presente in diversi paesi europei ma in maniera forte e importante nel nostro paese, il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza prevede interventi e misure precise, che mirano al potenziamento e alla diffusione della digitalizzazione, e soprattutto all’innovazione tecnologica, di strumenti e di processi. Formazione per i dipendenti, rafforzamento dei processi e delle infrastrutture digitali e razionalizzazione della gestione documentale, sia che questa riguardi la Pubblica Amministrazione, e sia che sia propria del funzionamento di piccole e medie imprese.

La trasformazione digitale deve cominciare ad essere considerata, come già altrove, il primo strumento strategico per la crescita di un paese, delle sue economie e della sua competitività, sia in ambito pubblico e sia in ambito privato.

La dematerializzazione dei processi è il primo step da cui partire per un’innovazione a 360°, che deve partire dalle basi, da ciò che funziona in azienda e nella Pubblica Amministrazione, da ciò che serve per il lavoro quotidiano di imprese e dipendenti. Procedure che da anni e anni sono state veicolate, e in molti casi lo sono tutt’oggi, solo attraverso la carta, flussi informativi da ufficio a ufficio e da dipartimento a dipartimento che sono totalmente riconducibili a metri e metri di archivi cartacei, sono i primissimi ambiti che occorre prendere in mano se si vuole restare non solo al passo con i tempi ma in regola con ciò che l’Europa ci chiede.

La digitalizzazione dei processi, possibile anche grazie a software per la gestione documentale, permette di ottenere finalmente la razionalizzazione di tutte le procedure e i documenti creati e utilizzati, mettendo facilmente in relazione tra loro quelli stilisticamente affini o appartenenti agli stessi fascicoli. Archivi intelligenti che superano la mera operazione di digitalizzazione dei procedimenti e conservazione dei documenti per declinare l’investimento fatto in vantaggi per la produttività quotidiana di uffici e persone.

Ma quali sono i vantaggi immediati e a lungo termine di una gestione documentale automatizzata?

Innanzitutto il document management dell’intero workflow documentale evita in primis qualsiasi processo di stampa, perché il tutto è gestibile facilmente, in modo automatico e soprattutto intuitivo, in ambiente informatico e nel cloud. Quindi riduzione dei costi vivi (carta e dispositivi di output) e maggior sostenibilità delle politiche aziendali di responsabilità sociale e d’impresa, e di performance nella Pubblica Amministrazione.

Poi vantaggi nei processi produttivi e organizzativi interni all’impresa e all’amministrazione, grazie alla semplificazione delle ricerche dei documenti e della loro lavorazione, con un risparmio enorme di tempo, soprattutto su grandi archivi. Rendere agevole, veloce ed efficiente il lavoro quotidiano è un vantaggio per chi fruisce di servizi, soprattutto se pubblici, ma soprattutto per il business dell’impresa e la produttività e la performance della PA.

Quest’ultima, inoltre, ha per legge degli obblighi ben precisi sul fronte dell’organizzazione dei processi, dei tempi dei procedimenti e di restituzione ai cittadini, tempi che molto spesso non riescono ad essere rispettati per l’enorme difficoltà di gestire pratiche complesse, perché distribuite nel tempo e composte di documenti mal archiviati e per questo introvabili. L’indicizzazione di ciascun documento, infine, completo di informazioni utili alla sua archiviazione, ovvero i metadati, pemetterà ricerche veloci, concrete e sicure all’interno dei propri archivi aziendali.